Что такое HR чат-боты
Чат-бот для HR — это специально обученное программное обеспечение на базе искусственного интеллекта, которое автоматизирует человеческие разговоры с заинтересованными кандидатами и сотрудниками внутри организации, чтобы упростить бизнес-процессы и повысить производительность и эффективность отдела кадров.Используя такие технологии, как обработка естественного языка и машинное обучение, чат-боты HR легко понимают написанное и правильно реагируют на сообщения отправителя. Однако в случае сложных запросов чат-боты HR передают взаимодействие человеку.
Преимущества использования HR чат-ботов
Главная польза от чат-бота в работе HR — автоматизация ручной повторяющейся работы и структурирование информации. Чат-бот ускоряет поиск кандидатов, публикацию вакансий, рассылку информации о компании и любые подобные процедуры. Автоматизированная работа с данными минимизирует человеческий фактор и не зависит от обстоятельств.Разговорный ИИ и чат-боты продемонстрировали огромные преимущества для предприятий во всех отраслях в различных сферах деятельности. Отдел кадров, использующий чат-боты, имеет ряд следующих преимуществ:
Легкая доступность для сотрудников
Чат-боты HR обеспечивают непрерывное взаимодействие с сотрудниками. Они могут обращаться к ним в праздничные дни и в нерабочее время. Это круглосуточный диалог, куда могут писать работники компании со всего мира и задавать любые информационные вопросы о зарплате, выходных и отпусках, льготах, медицинской страховке и другие.
Использование чат-ботов эффективно еще и потому, что они могут помочь сотрудникам на нескольких языках без необходимости использовать переводчик.
Упрощенная обработка данных
Чат-боты помогают в сборе и систематизации данных о сотрудниках и самой организации в интернете. Они могут вводить или извлекать данные из файлов различных форматов, обрабатывать их и преобразовывать в ценную информацию.
Используя эти данные, предприятия могут избавиться от ненужной ручной бумажной работы и автоматизировать ее.
Вовлеченность сотрудников
Вовлеченность сотрудников имеет большое значение для поддержания их мотивации. Отдел кадров использует различные стратегии и инструменты, чтобы сотрудники оставались вовлеченными и лояльными к работодателям.
Чат-боты могут быть отличным инструментом для поддержания постоянной вовлеченности. Они взаимодействуют с сотрудниками круглосуточно и консультируют их по возникшим вопросам.
Эффективная обработка внутренних запросов
У сотрудников может быть ряд вопросов, связанных с их графиком работы, медицинской страховкой, льготами и различными декларациями. Чат-боты HR решают их своевременно даже в нерабочее время с полной точностью и прозрачностью. Они эффективны при обработке внутренних запросов любого типа, на решение которых обычно могут уйти дни, а иногда и недели.
Автоматизация сбора отзывов
Организации со здоровой и дружелюбной рабочей средой привлекают талантливых сотрудников со всего мира. Отзывы текущих работников могут существенно повлиять на выбор вашей компании для тех, кто хочет сменить работу или начать новую карьеру.
Чат-боты HR полезны для сбора отзывов. С их помощью можно запрашивать обратную связь у сотрудников после каждого взаимодействия с ботом или настроить любой другой удобный вам промежуток времени: раз в месяц, в квартал или в полгода.
Какие HR чат-боты есть на рынке?
PlopPlop помогает познакомиться со своими коллегами. Он устроен в формате игры: бот интегрирован со Slack, он подгружает фото коллеги из мессенджера и запрашивает его имя, а сотрудник пытается дать правильный ответ. Чем больше угадано, тем выше шанс стать лидером игры внутри компании.
BirthdayBot
BirthdayBot тоже интегрирован со Slack. Он рассылает напоминания о предстоящих днях рождениях коллег, чтобы у всех сотрудников компании было время подготовить подарок. Помимо этого бот самостоятельно поздравляет каждого именинника от своего имени.
Wade and Wendy
По аналогии с предыдущим чат-ботом работает и зарубежный Wade and Wendy. Этот бот занимается автоматизацией процессов найма. Он доступен для общения с кандидатами 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, и мгновенно найдет, проверит и порекомендует квалифицированных сотрудников вашей команде.
10 способов использования HR чат-ботов
1. Отбор кандидатов.
Точно так же, как человек из отдела кадров звонит заинтересованному кандидату и задает вопросы об опыте работы, навыках и ожиданиях, может сделать и чат-бот. С его помощью получится автоматизировать сбор всех сведений о кандидатах и проверку их соответствия текущим вакансиям. Боты могут использовать заданную им серию вопросов и сохранять их ответы для последующего изучения руководителями отдела кадров. Это позволит сократить время, затраченное на изучение подходящего кандидата.
Чат-боты HR помогают в процессе найма: делятся с соискателями документами и отвечают на вопросы о компании и вакансии и ведут с ними человеческую беседу, которая оставляет кандидатов с наиболее релевантным опытом.
2. Обработка входящих запросов от кандидатов
Как правило, есть определенный пул вопросов, которые задают все кандидаты или новые сотрудники: описание работы, график, зарплата, система повышений и другие. Чтобы не тратить время отдела кадров и не заставлять их из раза в раз отвечать на однотипные вопросы, эту задачу можно отдать чат-боту.
Он мгновенно проконсультирует сотрудников, проанализирует, какие вопросы задают чаще всего, и передаст данные в HR-отдел.
3. Адаптация и обучение новых сотрудников
Адаптация в новом коллективе может быть сложным процессом для нового сотрудника. Чат-боты помогают познакомиться с членами команды и рабочей средой: ответят на вопросы нового сотрудника и дадут нужную информацию, к которой можно вернуться в любое время.
Всеми документами и учебными материалами также можно поделиться с новыми сотрудниками с помощью чат-ботов. Их можно использовать для взаимодействия с сотрудниками и решения любых проблем, с которыми они могут столкнуться, при этом освоившись с организацией. Сложные вопросы, которые чат-бот не может решить самостоятельно, он направит в отдел кадров. Тем самым сотрудники HR-отдела будут тратить время на действительно трудные задачи, требующие особого внимания.
Также чат-бот непрерывно поддерживает и контролирует процесс обучения нового сотрудника: отправляет ему необходимые материалы и задания по теме, напоминает, какие задачи нужно сделать и в какой срок и помогает освоить тему. Помимо этого, чат-бот рассылает напоминания о тренингах, онлайн-сессиях и контролирует, выполнил ли сотрудник практические задания.
4. Информирование об открытых вакансиях.
С помощью чат-бота потенциальные сотрудники могут мгновенно узнать об открытых вакансиях, ознакомиться с требованиями к кандидатам и задать интересующие их вопросы.
5. Информация по отпускам, зарплатам и премиям.
Сотрудникам не нужно обращаться к HR или руководству, чтобы задать простые вопросы, например, как я могу потребовать возмещения расходов или сколько отпусков я могу взять в год. На все эти вопросы ответит чат-бот.
Чат-боты HR можно использовать для отправки уведомлений о выходных днях сотрудникам из разных стран и континентов.
6. Exit-интервью.
Чат-бот автоматически отслеживает увольнения всех сотрудников и самостоятельно проводит Exit-опросы увольняющихся. Все ответы чат-бот мгновенно передает в отдел кадров.
7. База знаний.
Интерактивный бот разгрузит сотрудников кадровой службы, отвечающих на типовые запросы соискателей и соберет их в единую базу часто задаваемых вопросов.
8. Проведение пульс-опросов.
Обзор и анализ годовой производительности — одна из самых важных и сложных задач отдела кадров. На проведение опросов и рассылку анкет сотрудникам уходят месяцы.
Чат-боты HR помогают собирать точную информацию от работников компании и систематизировать ее в нужном формате. Это облегчает отделу анализ годовой производительности, что позволяет получать более быстрые и точные результаты. Разговор с ботом намного проще, чем заполнение формы или ответ на электронное письмо.
9. Организация мероприятий.
Чат-бот берет на себя и организацию мероприятий, тренингов и онлайн-конференций. Это решает сразу несколько задач: информирования, нетворкинга, сбора статистики и обратной связи. Через чат-бот можно запросить программу мероприятия, тайминг, задать интересующие вопросы и оставить отзыв.
10. Оформление самозанятости.
Если ваша компания работает с большим количеством исполнителей, например, сервис доставки еды, такси или курьерская служба, то чат-бот в мессенджере поможет автоматизировать не только набор сотрудников, но и поможет с регистрацией статуса самозанятого.
Оформление специального налогового режима через мессенджер — новый способ на рынке предоставления услуг самозанятым, который упрощает и ускоряет процедуру регистрации.
TalkBank — первый банк, с помощью которого можно оформить самозанятость через мессенджер, без посещения физических отделений банка или налоговой. TalkBank утвержден ФНС для регистрации и оказания банковских услуг самозанятым. Идентификация личности и верификация документов проходит дистанционно.
Для исполнителей преимущества такого способа регистрации в скорости и удобстве подключения статуса самозанятого — не нужно устанавливать дополнительные приложения, достаточно иметь под рукой телефон и открыть мессенджер.
Такой формат удобен и для работодателей. Наблюдать все изменения в статусе работы и самозанятого, совершать моментальные выплаты на карты, отслеживать документацию гораздо проще через чат-бот в мессенджере.
Например, можно настроить автоплатеж, тогда бот самостоятельно проверит всю необходимую информацию по исполнителю и отправит ему деньги. Если человек потерял статус самозанятого, оплата не пройдет, а бот уведомит вас о проблеме.
Такой чат-бот с возможностью регистрации самозанятых финтех-платформа TalkBank запустила для сервиса поиска исполнителей YouDo. Благодаря чат-боту YouDo получил высококонверсионный канал регистрации исполнителей, что позволило увеличивать количество пользователей с бизнес-статусом.